SharePoint ile Şirket Dosyalarını Dağınıklıktan Kurtarın
Şirketlerde en sık karşılaşılan sorunlardan biri dosya dağınıklığıdır. Belgeler bir bilgisayarda, teklifler başka bir klasörde, muhasebe evrakları farklı bir mail ekinde, sözleşmeler ise kimin kaydettiği belli olmayan bir yerde durur.
Bu yapı küçük ekiplerde bile zaman kaybına yol açar. Personel değiştiğinde dosyaya ulaşmak zorlaşır, yanlış belge kullanılır, aynı dosyanın birden fazla kopyası oluşur ve yetkilendirme kontrolü kaybolur.
SharePoint bu noktada şirketler için güçlü bir çözüm sunar.
SharePoint sayesinde şirket dosyaları merkezi bir yapıda toplanır. Departmanlara, projelere veya çalışma alanlarına göre düzenlenmiş bir klasör altyapısı oluşturulur. Yetkisi olmayan kullanıcılar hassas dosyalara erişemez; ilgili ekipler ise ihtiyaç duydukları belgelere bilgisayardan, tabletten veya telefondan ulaşabilir.
Microsoft’un SharePoint bilgi mimarisi yaklaşımında, hub yapıları ve siteler; departman, proje, bölge veya iş birimi gibi yapılara göre organize edilebilir. Bu sayede içerikler daha kolay bulunur, ortak navigasyon ve arama yapısı oluşturulabilir.
Doğru kurgulanmış bir SharePoint yapısında şu soruların cevabı net olur:
Hangi dosya nerede tutulacak?
Kim hangi klasöre erişebilecek?
Muhasebe, insan kaynakları, satış ve yönetim dosyaları nasıl ayrılacak?
Eski dosyalar nasıl arşivlenecek?
Personel ayrıldığında dosya erişimi nasıl kapatılacak?
Dışarıdan müşteri veya tedarikçiyle belge paylaşımı nasıl yapılacak?
SharePoint’in en büyük avantajlarından biri de her cihazdan erişim sağlamasıdır. Ofisteki bilgisayardan, evdeki dizüstünden veya seyahatteki telefondan aynı dosyaya güvenli şekilde ulaşılabilir. Bu durum özellikle saha ekipleri, yöneticiler ve hibrit çalışan personel için büyük kolaylık sağlar.
Bunun yanında SharePoint, dosya geçmişi ve geri dönüşüm kutusu gibi özelliklerle yanlışlıkla silinen veya değiştirilen dosyalara karşı ek güvence sağlar. Microsoft’a göre SharePoint’te silinen öğeler belirli koşullarda 93 gün boyunca geri dönüşüm kutusunda tutulur.
Ancak SharePoint’in verimli çalışması için sadece lisans almak yeterli değildir. Asıl önemli olan doğru klasör yapısını, yetki modelini ve kullanım alışkanlığını kurmaktır. Aksi halde SharePoint de zamanla eski dosya sunucuları gibi dağınık hale gelebilir.
Beyaz Bulut Bilişim olarak şirketinizin departman yapısına göre SharePoint site ve klasör altyapısını planlıyor, kullanıcıları oluşturuyor, yetkileri düzenliyor ve personelinizin sistemi kolayca kullanabilmesi için sade bir yapı kuruyoruz.
Şirket dosyalarınız dağınıksa, dosya aramak zaman kaybettiriyorsa veya personeliniz aynı belgenin farklı versiyonlarıyla çalışıyorsa, SharePoint ile daha düzenli ve güvenli bir çalışma sistemine geçebilirsiniz.
Beyaz Bulut Bilişim — Dosyalarınız düzenli, ekibiniz her yerden çalışabilir olsun.
